Vi ansvarar för uppgifterna om dig som användare: din inloggning, dina kontaktuppgifter, hur du använder tjänsten och det du skriver till oss. Uppgifterna i bolagets bokföring, till exempel om anställda, kunder och leverantörer, behandlar vi för bolagets räkning. För dem är bolaget personuppgiftsansvarigt och vi personuppgiftsbiträde, och personuppgiftsbiträdesavtalet beskriver vad vi får göra med dem. Policyn här beskriver hur båda delarna behandlas.
Grunda sköter bolagets bokföring. Frågor om personuppgifter ställer du enklast i chatten i tjänsten eller via kontaktformuläret.
Om dig: namn, personnummer och kontaktuppgifter, som behövs för bolagshandlingarna och för identifiering med BankID. Om bolaget: de uppgifter du lämnar i starten och den bokföring som sedan byggs upp: transaktioner, kvitton, fakturor, löner. Från kopplingar du själv aktiverar: banktransaktioner via Enable Banking, en licensierad leverantör av kontoinformationstjänster under finska finansinspektionen, utbetalningsdata från Stripe om du kopplar det, samt kvitton och fakturor ur din mejl om du kopplar brevlådan (se Mejlkopplingen nedan). Från Skatteverket: skattekontot och Skatteverkets kontroll av dina deklarationer, när du använder kopplingen till Skatteverket (se nedan). Vi ser aldrig dina bankinloggningsuppgifter, och samtycket till banken kan återkallas när som helst.
För att leverera tjänsten: föra bokföringen, räkna moms och lön, och påminna om deadlines. Bokföringsunderlag sparas därutöver så länge bokföringslagen kräver, sju år. För säkerheten loggar vi vem som exporterar, raderar eller kopplar något i bolaget, och när Grundas personal har åtkomst till det: vem, vad och när, aldrig innehållet. Loggen sparas i ett år.
Bokföringen är byggd på AI. Underlag som kvitton, fakturor och transaktionstexter behandlas av språkmodeller från Anthropic för att läsas av och bli bokföringsförslag. Det gäller också mejl som Grunda läser åt dig om du kopplat brevlådan. Uppgifterna används inte för att träna modellerna. Inget bokförs utan att du godkänt det.
Om du väljer att koppla din brevlåda (Gmail eller Outlook) letar Grunda efter kvitton och fakturor som redan ligger i din mejl. Kopplingen har bara läsbehörighet och kan aldrig skicka, ändra eller radera något. Innan du går vidare till Google eller Microsoft visar Grunda vad kopplingen gör, och mer finns på grunda.co/mejl.
Vad vi läser: Grunda hämtar aldrig hela brevlådan. Sökningar tar fram mejl från leverantörer som finns i bolagets bokföring och mejl med ord som kvitto och faktura. Träffarnas bilagor, och mejlets text när kvittot står i själva mejlet, läses av AI (se AI-behandlingen) för att avgöra om de är underlag och vad de gäller.
Vad vi sparar: Bara det som bedöms vara kvitton, fakturor eller betalningsunderlag sparas, som bokföringsunderlag i ditt bolag: bilagan eller mejlets text, med avsändare och datum. För andra träffar sparar vi bara mejlets id hos leverantören, så att samma mejl inte läses igen, aldrig innehållet.
Hur det skyddas: Allt skickas krypterat (TLS) och lagras krypterat (AES-256) på servrar i Stockholm. Åtkomstnycklarna till brevlådan krypteras dessutom med en egen nyckel (AES-256-GCM).
Vem som ser det: Uppgifter från mejlen används bara för att hitta och läsa underlag åt dig. De används aldrig för annonsering, säljs aldrig och används inte för att träna AI-modeller. De delas bara med leverantörerna som driver Grunda åt oss: servrar och databas i Stockholm, och Anthropic som läser mejlen åt oss och inte använder uppgifter som skickas via sitt API för att träna sina modeller. Ingen människa läser dem, utom när du själv ber oss om support eller ger en redovisningsekonom tillgång till bolaget, när det behövs för säkerheten eller när lagen kräver det.
Koppla från: När du kopplar från raderas våra nycklar direkt och åtkomsten återkallas hos leverantören. Underlag som redan finns i bokföringen ligger kvar, eftersom bokföringslagen kräver att de sparas i sju år. Ett underlag som ännu inte bokförts kan du ta bort i Grunda.
In English: If you connect Gmail, Grunda uses read-only access (gmail.readonly) to search your mailbox for receipts and invoices and to import the ones that belong to your company's bookkeeping. Matching messages are read by AI models from Anthropic, which processes them only on our behalf and does not use data sent through its API to train its models; only receipts, invoices and payment records are stored, as bookkeeping records in your company. For other messages only the message id is kept, so the same message is not read twice. Data is encrypted in transit (TLS) and at rest (AES-256) on servers in Stockholm, Sweden, and the mailbox access tokens are additionally encrypted with a separate key (AES-256-GCM). Data from Google APIs is shared only with the providers that run Grunda for us (servers and database in Stockholm, and Anthropic for reading), and with an accountant only if you give them access to your company. When you disconnect, the tokens are deleted and access is revoked; stored bookkeeping records are kept for seven years as Swedish bookkeeping law requires, and records not yet booked can be deleted by you. Grunda does not use data from Google APIs for advertising, does not sell it, does not allow humans to read it except with your consent, for security purposes or to comply with the law, and does not use it to develop, improve or train generalized AI or ML models. The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements. Grunda's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
När du lämnar en moms- eller arbetsgivardeklaration eller hämtar skattekontot via Grunda loggar du in med BankID hos Skatteverket och godkänner kopplingen där, varje gång. Grunda lägger in ett utkast till deklarationen i bolagets utrymme hos Skatteverket; arbetsgivardeklarationen innehåller de anställdas personnummer och löner. Deklarationen är lämnad först när du har granskat och skrivit under den hos Skatteverket. Grunda skriver aldrig under åt dig.
Från Skatteverket får vi resultatet av Skatteverkets kontroll och, för skattekontot, saldot och händelserna. Uppgifterna tas emot på våra servrar i Stockholm, och skattekontots händelser sparas i bolagets bokföring. Inloggningen hos Skatteverket används direkt och sparas inte. Skatteverket loggar anropen från Grunda för att förebygga och utreda säkerhetsincidenter och otillbörlig användning, och sparar loggarna enligt sina regler, för de flesta tjänsterna i upp till fem år.
Signera på grunda.co/verktyg/signera kräver inget konto. Avsändaren laddar upp en PDF och anger namn och e-post till sig själv och till dem som ska signera. Vi lagrar dokumentet, de uppgifterna, avsändarens meddelande och när var och en signerat. Signeringen sker med BankID: namn och personnummer kommer från BankID och skrivs på det signerade dokumentets signatursida, som alla parter får med mejl. Vi sparar också BankID:s bevis för signaturen (signaturvärde och OCSP-svar) och IP-adressen vid signeringen, så att signaturen går att styrka i efterhand. Dokumentet raderas 30 dagar efter att det skickades, och en runda som inte slutförs raderas helt. Signaturuppgifterna och dokumentets kontrollsumma sparas därefter, så att verifieringssidan som varje signerat dokument länkar till fortsätter gälla. Vill du att de raderas tidigare, hör av dig via kontaktformuläret. Avsändaren ansvarar för att de som bjuds in ska ha dokumentet; misstänker du att ett dokument skickats till dig av misstag kan du bortse från det och gärna säga till oss.
Anmäler du dig till intresselistan, i ett formulär på grunda.co eller med ett eget ja i Signera, sparar vi din e-postadress, språket, var du anmälde dig och, om du kom via en länk, vilken webbplats eller kampanj länken kom från. Vi använder adressen för att mejla dig när du kan börja med Grunda, och om ändrade regler om du har valt det. Grunden är ditt samtycke. Varje mejl har en länk för att avregistrera dig, och då mejlar vi dig inte igen. Vill du att adressen raderas helt, hör av dig via kontaktformuläret.
När någon bjuder in ett bolag till Grunda gör vi en egen sida för bolaget, med bolagets namn och organisationsnummer ur SCB:s företagsregister och namnet på den som bjuder in. Vi räknar hur många gånger sidan har visats och om någon har börjat därifrån, utan att spara något om den som besöker sidan. Sidan sätter en kaka med inbjudans kod i 30 dagar, så att resten av webbplatsen går att läsa och inbjudan följer med när bolaget kommer igång. Kommer bolaget in genom sidan sparar vi vilken inbjudan det kom genom, så att erbjudandet på sidan gäller. En sida kan stängas när som helst.
Vi skickar ibland ett kort med posten till aktiebolag som nyss registrerats, för att berätta om Grunda. Bolagets namn, organisationsnummer, registreringsdag, bransch och postadress hämtar vi ur Bolagsverkets och SCB:s register över nya bolag. Bolag som har reklamspärr i SCB:s register får inga brev.
Postadressen innehåller ibland en persons namn, som c/o. Namnet och adressen använder vi bara för att PostNord ska kunna trycka och dela ut kortet: de lämnas till PostNord inför utskicket och sparas inte hos oss. Hos oss sparas bolagets namn, organisationsnummer, registreringsdag och bransch, vilket kort bolaget fick och när, och om bolaget själv har skrivit in sitt organisationsnummer på adressen på kortet. Besök på adressen räknas per dag, utan att något sparas om den som besöker den.
Ändamålet är att berätta om Grunda för nya bolag och att se vilka utskick som fungerar. Grunden är vårt berättigade intresse av att marknadsföra tjänsten till företag (artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen). Uppgifterna om ett bolag som inte blir kund raderas senast 24 månader efter det senaste kortet.
Vill ni inte ha fler brev från oss? Mejla info@grunda.co med bolagets namn eller organisationsnummer, så slutar vi. Ni har rätt att när som helst invända mot direktmarknadsföring. Bolaget hamnar då på vår spärrlista, som bara innehåller organisationsnumret (och mejladressen, om ni skrev därifrån, lagrad så att den inte kan läsas ut) och som vi behåller så länge vi skickar brev, så att ni inte får fler.
Grunda finns som plugin i ChatGPT och som connector i Claude. Där kan du utan konto förbereda ett dokument eller avtal för signering med BankID, se vem som har signerat, slå upp ett bolag och skapa en faktura som PDF. När du använder ett verktyg skickar ChatGPT eller Claude de uppgifter som behövs för just det verktyget till oss, till exempel avtalets text eller fakturans rader, aldrig resten av samtalet. Fakturan sparas inte: den ligger krypterad i själva nedladdningslänken, som slutar fungera efter 30 dagar. Verktygen tar inte emot personnummer. Pluginets integritetspolicy finns också på engelska, på grunda.co/integritet/plugin.
När du slår upp ett bolag, eller när ett avtal eller en faktura innehåller ett organisationsnummer, hämtar vi bolagets uppgifter ur SCB:s företagsregister: namn, adress, om bolaget är verksamt och om det har F-skatt, är momsregistrerat och är arbetsgivare. Bara organisationsnumret skickas till SCB, aldrig något om dig, och bara för bolag; enskilda firmor slås aldrig upp. Svaret sparas en kort stund i minnet så att samma bolag inte hämtas två gånger, men inte i någon databas.
När du förbereder en signering sparar vi dokumentet (din uppladdade PDF eller avtalet som skrevs i chatten) och de namn och e-postadresser du angav som ett utkast i sju dagar, med en kod som räknas fram ur det anonyma användar-id som ChatGPT skickar, så att bara du kan uppdatera utkastet från samtalet. Inget skickas förrän du har granskat utkastet och tryckt Skicka på grunda.co; då gäller det som står om Signera ovan, med signering med BankID hos oss och dokumentet sparat i 30 dagar. Ett utkast som inte skickas raderas när det gått ut.
Vi räknar hur verktygen används: vilket verktyg, från vilken tjänst och om det gick bra, utan någon kod för dig och aldrig innehållet. Takthindret, som begränsar antalet anrop per minut, använder det anonyma användar-id:t eller adressen anropet kom från, bara i serverns minne. Vad ChatGPT och Claude gör med samtalet styrs av OpenAI:s respektive Anthropics villkor.
Endast underleverantörer som behövs för driften: drift (Vercel, servrarna i Stockholm), databas och fillagring (Supabase, i Stockholm), AI-behandling (Anthropic), inloggning och signering med BankID (TIC), e-post (Resend), meddelanden via iMessage när du använder det (Sendblue och Photon), tal till text när du skickar röstmeddelanden och tal när Grunda svarar med ett (OpenAI), besöksstatistik och produktanalys (PostHog, inom EU) samt tryck och utdelning av kort till nya bolag (PostNord). Hela listan, med var uppgifterna behandlas, står i personuppgiftsbiträdesavtalet. Bankkopplingen går via Enable Banking, en licensierad leverantör av kontoinformationstjänster som du godkänner kopplingen hos. När nya bankrader hämtas medan du själv är inne får banken också din IP-adress och vilken webbläsare eller app du använder, eftersom bankerna kräver det för att räkna hämtningen som din. Betaldata hämtar vi från Stripe om du kopplar ditt konto. Skatteverket får det du själv väljer att lämna där, och SCB får ett organisationsnummer när ett bolag slås upp. Vi säljer aldrig uppgifter, och visar aldrig ditt bolags data för någon annan kund.
Webbplatsens besöksstatistik mäts med PostHog, lagrat inom EU. Mätningen är cookiefri: inga kakor och inga identifierare sparas i din webbläsare. Besökare räknas med en kod som räknas fram hos PostHog och byts varje dygn, så ett besök i dag kan inte kopplas till ett besök i morgon. IP-adressen används bara för att räkna fram koden och sparas inte. Därför behövs ingen samtyckesbanner. Vi ser vilka sidor som besöks och varifrån besökarna kommer, aldrig vem du är. Statistiken laddas inte alls på inloggade sidor eller på delade dokumentsidor.
I den inloggade appen mäter vi hur funktionerna används med PostHog, lagrat inom EU. Även det är cookiefritt: ingen kaka och ingen identifierare sparas i webbläsaren, bara en pseudonym som skapas ur din inloggning och inte går att vända tillbaka till dig. Vi mäter händelser, till exempel att ett förslag godkänts eller en faktura avvisats, aldrig innehållet i din bokföring: inga belopp, namn eller motparter. För att hitta fel spelas appens gränssnitt in med all text och alla fält maskerade och utan bilder på underlag: inspelningen visar var du klickade och om något hängde sig, aldrig vad som stod där eller vad du skrev.
Du kan begära utdrag, rättelse och radering enligt GDPR, och klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten. Din bokföring är dessutom alltid din: SIE-exporten finns i tjänsten, utan villkor, om du vill flytta.