När ditt bolag använder Grunda behandlar vi personuppgifter för bolagets räkning. Det kan vara anställdas löner och personnummer, kunders och leverantörers kontaktuppgifter eller det som står i kvitton och mejl. För de uppgifterna är ditt bolag personuppgiftsansvarigt och vi är personuppgiftsbiträde. Avtalet beskriver vad vi får och inte får göra med dem, enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen (GDPR).
Uppgifterna om dig som användare, till exempel din inloggning och hur du använder tjänsten, ansvarar vi själva för. Det beskrivs i integritetspolicyn.
Vi behandlar personuppgifterna bara för att leverera Grunda och bara enligt dina instruktioner. Instruktionerna är användarvillkoren, det här avtalet och det du gör i tjänsten, till exempel när du kopplar banken, skickar en faktura, ber chatten om något eller lämnar ett utkast till Skatteverket.
Du instruerar oss också att ta fram avidentifierade och sammanställda mönster ur användningen, så som villkoren beskriver. Mönstren går inte att knyta till ditt bolag eller till någon person.
Anser vi att en instruktion strider mot dataskyddsreglerna säger vi till direkt. Kräver en lag att vi behandlar uppgifterna på något annat sätt berättar vi det för dig innan, om lagen inte förbjuder det.
Alla som arbetar för Grunda, också de ekonomer vi anlitar, har tystnadsplikt. De läser ditt bolags uppgifter bara när du ber om hjälp eller ger dem tillgång, när det behövs för säkerheten eller när lagen kräver det.
Vi skyddar uppgifterna med de tekniska och organisatoriska åtgärderna i bilaga 2, och vi anpassar dem efter riskerna när tjänsten växer.
Du godkänner att vi anlitar underbiträdena i bilaga 3. Vill vi anlita ett nytt eller byta ut ett meddelar vi det minst 30 dagar i förväg, i tjänsten eller med e-post. Invänder du och vi inte kan lösa det, får du säga upp tjänsten innan ändringen gäller.
Vi ser till att varje underbiträde har förbundit sig skriftligt till samma skydd för uppgifterna som det här avtalet kräver, och vi ansvarar mot dig för att de följer det.
Tjänster som du själv kopplar till Grunda med ditt eget konto, till exempel Stripe, Gmail, Outlook eller Slack, är inte våra underbiträden. Där gäller ditt eget avtal med dem.
Servrarna som kör Grunda och databasen finns i Stockholm, och uppgifter från Skatteverket tas emot där. Några underbiträden i bilaga 3 behandlar uppgifter i USA, och några ägs av bolag utanför EU. Då sker överföringen med stöd av kapitel V i dataskyddsförordningen, till exempel EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå (EU-U.S. Data Privacy Framework) eller kommissionens standardavtalsklausuler.
Vi hjälper dig när någon vill få ut, rätta eller radera sina uppgifter eller utöva andra rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Kontaktar personen oss direkt skickar vi frågan vidare till dig.
Upptäcker vi en personuppgiftsincident som rör ditt bolags uppgifter meddelar vi dig utan onödigt dröjsmål och senast inom 48 timmar. Vi berättar vad som har hänt, vilka uppgifter och ungefär hur många personer det gäller, vilka följderna kan bli och vad vi gör åt det. Vi hjälper dig också om du behöver anmäla incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten eller informera de berörda.
Vi ger dig det du behöver från oss för att göra en konsekvensbedömning eller ett förhandssamråd med Integritetsskyddsmyndigheten, och för att visa att behandlingen följer reglerna.
Du får granska att vi följer avtalet. Vi svarar på frågor och visar dokumentation. En granskning på plats görs efter överenskommelse och med minst 30 dagars varsel, av dig eller av en oberoende granskare med tystnadsplikt. Var och en står för sina egna kostnader.
Avtalet gäller så länge vi behandlar personuppgifter för ditt bolag. Innan du slutar kan du exportera bokföringen (SIE), underlagen och dokumenten. Raderar du bolaget i Grunda raderas uppgifterna direkt. Avslutar du på något annat sätt raderar vi dem senast 90 dagar efter att avtalet upphört, om inte lag kräver att vi sparar dem.
Bokföringslagen kräver att bolaget sparar räkenskapsinformationen i sju år. Det ansvaret ligger kvar hos bolaget, så exportera innan du raderar.
Ansvaret mellan oss följer användarvillkoren, så långt dataskyddsförordningen tillåter. Ändringar i avtalet meddelas i tjänsten innan de gäller. Svensk rätt gäller.
Ändamål: att leverera Grunda enligt villkoren: föra bolagets bokföring, läsa underlag, räkna moms och lön, ta fram deklarationer och lämna utkast till Skatteverket när du ber om det, hämta skattekontot, skapa och skicka fakturor, påminna om datum och svara på frågor i chatten.
Registrerade: anställda och tidigare anställda; styrelse, ägare och andra företrädare; kunder, leverantörer och andra motparter som är personer, och kontaktpersoner hos företag; personer som förekommer i underlag, mejl och meddelanden; ekonomer och andra som bolaget ger tillgång.
Personuppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter; lön, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter, semester och bankkonto för löneutbetalning; aktieinnehav i aktieboken; transaktioner och belopp; fakturor, kvitton och det som står i dem; mejl som du låter Grunda läsa; meddelanden i chatten; uppgifter från Skatteverket om skattekontot och om arbetsgivardeklarationen.
Känsliga uppgifter: Grunda är inte byggt för känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser. Sådana kan ändå finnas i ett underlag, till exempel ett kvitto från ett apotek. De behandlas då bara som en del av bokföringen, med samma skydd som allt annat.
Behandlingen: insamling via kopplingar och uppladdningar, lagring, avläsning med AI, beräkning och sammanställning, överföring till Skatteverket när du ber om det, utskick av e-post som du startar, och radering.
Varaktighet: så länge ditt bolag använder Grunda, och därefter enligt punkt 10.
Enable Banking är inte underbiträde. Det är en licensierad leverantör av kontoinformationstjänster under finska Finansinspektionen, och du godkänner bankkopplingen hos dem. Det som hämtas från banken behandlar vi sedan för ditt bolags räkning.
Skatteverket och SCB är inte heller underbiträden. Skatteverket tar emot det du själv väljer att lämna, och SCB får bara ett organisationsnummer när ett bolag slås upp.